Un archivo CSV es un archivo de valores separados por comas que se utiliza para transferir datos entre bases de datos, hojas de cálculo o sistemas. Es un método casi universal que te permite descargar una lista de productos de Internet e importarla a Excel sin perder sus valores, por ejemplo. Crear un archivo CSV es muy fácil si sigues unas sencillas reglas.

Crear un archivo CSV

Si eres un usuario de Windows, probablemente utilizarás Excel para crear una hoja de cálculo. Los usuarios de Apple pueden utilizar Excel o Numbers. En cualquier caso, el proceso de creación de un archivo CSV es similar.

1. Rellena tu hoja de cálculo con los datos que necesites.
2. Selecciona Archivo y Guardar como.
3. Selecciona el destino y, a continuación, selecciona CSV en la opción «Guardar como tipo» de la parte inferior de la ventana.
4. Selecciona Guardar.

Mientras los datos estén en el formato correcto, deberían guardarse correctamente. Si ves un error, como «Este archivo puede contener características incompatibles con CSV», significa que hay un formato en los datos que no se utilizará cuando abras el archivo. Simplemente selecciona «Sí» para seguir guardando.

Si piensas utilizar el archivo en Excel a partir de ahora, sería una buena idea guardar una copia como archivo .xls. Esto te permite ampliar los datos en varias páginas, añadir fórmulas, formatos y todas esas cosas útiles que puedes hacer con Excel.

Si utilizas Numbers, es posible que tengas que eliminar el formato antes de importarlo.

1. Pega tus datos en TextEdit y cambia el formato a texto plano.
2. Guarda el archivo con una extensión .csv. Cámbialo manualmente en el Finder si no puedes guardarlo en formato .csv.
3. Abre Numbers y abre el archivo que acabas de crear.
4. Si el formato es correcto, guarda una nueva copia para poder abrirla más rápidamente la próxima vez.

Si el formato es correcto y has guardado el original como texto plano y no como RTF, la hoja debería abrirse en Numbers igual que en Excel.

Crear archivos CSV compatibles

Aparte de asegurarse de que cada punto de datos esté separado por comas, ¿qué más debería tener un archivo CSV totalmente compatible? El CSV es un formato bastante flexible, pero si sigues unas cuantas reglas lógicas puedes asegurarte de que tu archivo sea compatible con la más amplia gama de aplicaciones.

• La coma es lo primero y lo más importante. Todos los puntos de datos deben estar separados por comas para que sean totalmente compatibles con la mayoría de los programas de hojas de cálculo. Puedes utilizar una tubería o un tabulador (con delimitadores de tabulación), pero no todas las hojas de cálculo le darán el formato correcto.
• Utiliza filas separadas para cada entrada. Puedes ejecutar una fila tantas veces como quieras, siempre que sea un registro independiente. Las entradas múltiples deben tener una línea cada una.
• No uses un espacio entre comas. Aunque Excel ignora los espacios, algunos programas de hojas de cálculo más antiguos no lo hacen. Para una máxima compatibilidad, no añadas un espacio extra entre un punto de datos y una coma.
• Utiliza comillas dobles si el punto de datos contiene su propia coma. Por ejemplo, «Chicago, Illinois» necesita «» para indicar a la hoja de cálculo que la coma entre Chicago e Illinois debe estar ahí y no forma parte del formato.
• Si los puntos de datos contienen comillas dobles, necesitan comillas dobles. Por ejemplo, «Dave dice que este producto es muy guay» debe tener el formato «Dave dice que este producto es muy guay». Esto indica a la hoja de cálculo que incluya un conjunto interno de comillas dobles.

Hay muchas «reglas» para crear archivos CSV compatibles. Puedes encontrarlos todos aquí en la página de la Wikipedia sobre CSV, creo que son los únicos que realmente necesitas conocer si vas a crear la mayoría de los archivos planos para utilizarlos en hojas de cálculo o en Internet.