• En este momento elegimos la zona horaria en la que queremos que esté designada la reunión, aunque lo normal es dejarla en la que estamos.
• Seguidamente le daremos un título a dicha reunión. Ese será el nombre que se verá en el calendario.
• En este instante toca poner la fecha y la hora a la que se va a celebrar la reunión, incluyendo franjas horarias si queremos.
• Después debemos designar los asistentes, es decir, aquellas personas que van a asistir. Lo podremos denominar como obligatorios u opcionales.
• En la siguiente opción podremos hacer que este tipo de reuniones sean periódicas, es decir, diarias, semanales, mensuales, anuales o personalizadas.
• Ahora es el momento de agregarla a un canal determinado, de modo que esta reunión pasará a estar vinculada a dicho canal.
• Podemos poner la ubicación desde donde hemos convocado la reunión si lo vemos necesario.
• Ya por último será donde debemos escribir un texto acerca de lo que se va a tratar en esa reunión o cualquier tipo de dato de interés para que dicho evento se desarrolle con la mayor normalidad. Evidentemente pude servir de recordatorio para los demás de información o datos que deberían tener preparados para ese día.
• Finalmente debemos pulsar en Enviar. Esto hará que el evento se agregue al calendario de Microsoft Teams e invitará a aquellos que hemos agregado. Una vez que cada uno de ellos acepten la invitación, la reunión se agregará a sus calendarios

¿Qué es el Asistente de programación?

Al crear un evento Microsoft Teams nos muestra la opción del Asistente de programación, que es una forma alternativa y puede que algo más visual de crear o editar un evento. La interfaz es más sencilla a simple vista, pudiendo seleccionar un periodo de tiempo con solo mover el ratón y con las mismas opciones que hemos visto anteriormente, pero esta vez en el lado izquierdo de la pantalla.

Lo mejor de utilizar este sistema es como muestra los horarios de los miembros del grupo, lo que nos facilita colocar la reunión en un día donde todos estén libres y no haya que ir preguntando uno a uno para confirmar su asistencia. Este Asistente de programación es una opción, aunque es bueno conocerla, ya que hay muchos usuarios que prefieren programar sus reuniones mediante este sistema.

Calendarios adicionales

Todo lo que hemos hablado hasta ahora lo hemos realizado con el calendario oficial de Microsoft Teams, pero, como te dijimos antes, podemos importar calendarios adicionales.

Es algo que puede resultar útil si el sistema de calendarios que soléis usar no es el propio de Microsoft, por lo que importar el servicio que se utilice es una muy buena solución. Solamente debemos seguir unos sencillos pasos, poniendo el ejemplo de importar un calendario de Google Calendar, pero el resto de los calendarios se hacen de la misma manera:

• Vamos a Google Calendar y pasamos el cursor por el nombre del calendario para ver los tres puntos que nos permiten abrir el menú.
• Ahora vamos a Configurar y compartir.
• Vamos bajando hasta encontrarnos con las opciones de Integrar el calendario y debemos copiar la URL pública del calendario, es decir aquella que marca como Usa esta URL para acceder a este calendario desde un navegador web.
• Ahora vamos a Microsoft Teams y vamos al grupo o chat al que queremos agregar el calendario.
• Hacemos clic en el símbolo + de la parte superior de la pantalla.
• Pulsamos en Sitio Web y entonces escribimos la URL que hemos copiado anteriormente del calendario Google Calendar.
• Podemos ponerle un nombre personalizado al calendario si no queremos que tenga el que viene por defecto.
• Una vez hecho eso solamente queda pulsar en Guardar y el calendario ya estará incorporado en el grupo, con lo que podremos gestionar reuniones o evento en ese mismo calendario de la misma manera que lo hicimos en el propio de Microsoft Teams.

Con todo esto seréis capaces de manejar de la mejor de las maneras el calendario de Microsoft Teams, algo que tiene mucho sentido y que nos ofrece buenas opciones como acabamos de ver.